VoIP Communicatie

VoIP oftewel ”Voice over IP” is technologie die de basis vormt voor communicatie via IP-telefonie. IP staat voor Internet Protocol en is de taal die communicatie tussen computernetwerken mogelijk maakt, zodat e-mailberichten, webpagina‘s en andere gegevens toegankelijk zijn en onderling kunnen worden uitgewisseld. Het bellen en ontvangen van gesprekken via IP-netwerken is sinds de laatste vijf jaar mogelijk en is nu een volwassen technologie die zich in de praktijk heeft bewezen.

Goedkoop of gratis bellen voor consumenten via internet is de drijfveer geweest voor het de ontwikkeling en het gebruik van IP-telefonie. Dit heeft echter met name bij de zakelijke gebruiker voor onduidelijkheid gezorgd over wat IP-telefonie nu eigenlijk te bieden heeft.

Zakelijke IP-telefonie oplossingen bieden zoveel meer dan alleen maar een lage telefoonrekening. Om alle voordelen optimaal te kunnen benutten, moeten bedrijven verder kijken dan de gratis oplossingen voor de consument waarbij sprake is van problemen met geluidskwaliteit en netwerkbeveiliging en meer letten op echte zakelijke voordelen op het gebied van IP-communicatie.

Dus welke oplossingen zijn beschikbaar en wat zijn de beste opties als u wilt profiteren van de nieuwe technologie, maar geen dure investeringen wilt doen in apparatuur die u in 2 of 3 jaar tijd weer moet vervangen?

Naast de conventionele PBX-systemen en de Hybride IP-PBX-systemen kennen we de software gebaseerde volwaardige IP PBX-systemen. Dit is de enige ware IP-telefonie oplossing die zorgt dat u optimaal profiteert van de extra voordelen van VoIP. Deze op software gebaseerde oplossingen, inclusief Swyx, zijn ontworpen om te worden geïmplementeerd in hetzelfde netwerk als voor de computers van een gebruiker. Ze zijn geschikt voor alle toekomstige wijzigingen en ontwikkelingen in VoIP. Door op software gebaseerde IP-telefonie te gebruiken, kunt u ten alle tijden aangepaste communicatiesystemen bouwen die het beste passen bij uw wensen en uw arbeidsprocessen, nu en in de toekomst.

Een IP-telefoonsysteem biedt uw bedrijf hele nieuwe mogelijkheden en geeft u een voorsprong op uw concurrenten. U kunt meer tijd aan uw klanten besteden, de klantenservice verbeteren en optimaal gebruik maken van bestaande investeringen in uw technologie. IP-telefoniesystemen kunnen naadloos in uw bedrijf worden geïntegreerd. U kunt het systeem gebruiken waar en wanneer u maar wilt. De systemen zijn uiterst flexibel, kunnen meegroeien met uw bedrijf en kunnen, omdat de systemen op software zijn gebaseerd, voortdurend worden bijgewerkt met nieuwe functies op het moment dat deze beschikbaar zijn.

Dit zijn de belangrijkste toepassingsgebieden voor IP-telefonie:

Integratie met uw bestaande IT-infrastructuur
Omdat IP-telefonie in essentie een datasysteem is, heeft u meer mogelijkheden en kunt u optimaal profiteren van uw bestaande IT-infrastructuur door het systeem in andere toepassingen, zoals in Microsoft Outlook, CRM, sales en klantenondersteuning, te integreren. Informatie kan worden samengevoegd en is voor iedere gebruiker beschikbaar met één klik van de muis.

Beheer en ondersteuning vanuit één locatie
Met IP-telefonie worden uw oude telefoniebekabeling en onderhoudscontract overbodig. Het systeem biedt één centrale locatie voor beheer en besturing voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het verplaatsen van bestaande gebruikers. Gebruikers melden zich op dezelfde manier aan als bij hun computers. Hun telefoongegevens, inclusief hun telefoonboeken en snelkeuzemogelijkheden gaan mee zodat ze deze gegevens niet opnieuw hoeven in te voeren. Een ander voordeel is de mogelijkheid om service-, sales- of ondersteuningsgesprekken naar de juiste medewerker door te sturen, ongeacht de locatie van de medewerker in het gebouw,of zelfs naar externe locaties.

Extern gebruik
De geïntegreerde functionaliteit voor beheer is uitgebreid naar externe locaties, filialen of thuiswerkers. Dit geeft een bedrijf meer flexibiliteit en biedt u de mogelijkheid te kiezen waar en wanneer u werkt. Of u nu thuis werkt, in een ander deel van het kantoor of, als u een draadloze verbinding gebruikt, in de lounge van een luchthaven, u bent altijd bereikbaar op hetzelfde toestelnummer. Waarschijnlijk weet de receptionist die het gesprek doorschakelt, niet eens waar u zich op dat moment bevindt. Als u het telefoongesprek omleidt naar de voicemailservice, wordt er automatisch een e-mailbericht verzonden, waar u zich ook bevindt. Extern werken kan de productiviteit van werknemers aanzienlijk verhogen. Bovendien zijn ze vaker beschikbaar om een bedrijf te ondersteunen. Dit is een voordeel wanneer er sprake is van personeeltekorten, er een toename is van de vraag op de korte termijn en op andere momenten wanneer zakelijke kansen niet kunnen worden benut door slechte bereikbaarheid en een gebrek aan beschikbare middelen.

Callcenters
Een ander belangrijk voordeel van IP-telefoonsystemen is dat het systeem het voor kleinere bedrijven eindelijk mogelijk maakt hun eigen callcenter op te zetten voor inkomende en uitgaande transacties om verkoopcampagnes te beheren en/of meerdere franchisenemers te ondersteunen, tegen een zeer acceptabele investering. Het is bijvoorbeeld mogelijk verschillende inkomende nummers in te stellen en ze te koppelen aan specifieke kenmerken om klanten een betere en gerichte ondersteuning te kunnen bieden, zelfs als medewerkers informatie geven over meerdere merken. Ook kunnen callcenters virtueel‘ zijn en een aantal individuele personen of kleine groepen vervangen, verspreid over verschillende geografische locaties.

Noodherstel bieden
Een van de slechtste scenario‘s voor de meeste bedrijven is een ernstige fout in het telefoonsysteem. Het verlies van potentiële nieuwe klanten en de schade aan een bestaand klantenbestand kan er in sommige gevallen toe leiden dat een bedrijf wellicht zelfs moet sluiten. Met IP-telefonie kunnen alle gesprekken gedurende een korte periode eenvoudig naar een andere locatie worden omgeleid, zodat er geen gesprekken verloren gaan, bijvoorbeeld naar een kantoor aan huis of een ander filiaal in de organisatie. De binnenkomende beller merkt in dit geval niets van een ernstige fout in het telefoonsysteem.

Lagere telefoonrekeningen en betere facturering
Met IP-telefoniesystemen kunt u de telefoon op het kantoor gebruiken om vanaf elke willekeurige locatie te bellen. U kunt zo profiteren van goedkopere beltarieven en u krijgt lagere rekeningen voor uw mobiele telefoon. Het voordeel van dit systeem is dat u alleen betaalt voor wat u gebruikt. Met IP-telefoniesystemen kan een bedrijf factureringsaccounts instellen voor elke afdeling en iedere klant om eenvoudiger een budget te kunnen vaststellen en gesprekken nauwkeurig in rekening te kunnen brengen. Bovendien geldt voor bedrijven met andere filialen en thuiswerkers die via een intranet of breedband verbinding zijn gekoppeld, dat de gesprekken gratis zijn. Bedrijven met ‚echte‘ IP-telefoonsystemen kunnen daarom ook verbinding maken met de nieuwe IP-uitwissellijnen om zo een eventuele ‚switch‘ van derden te omzeilen. Hierdoor is uiteindelijk verbinding via openbare netwerken mogelijk en worden de kosten voor interlokale gesprekken aanzienlijk gereduceerd. Andere voordelen zijn onder andere gratis bellen met collega‘s en opname van gesprekken.